Vivemos em um momento em que dia após dia há um aumento da concorrência nos mercados de todo o mundo, no qual busca-se ter uma maior flexibilidade em detrimento de ações padronizadas e simplesmente eficientes. Neste cenário, torna-se necessário que as organizações tenham uma maior capacidade de se anteciparem e, assim, responder as mudanças e as demandas do mercado.
Diante disso, adotar métodos e utilizar de ferramentas para que a organização se alinhe ao foco de melhoria continua é extremamente importante para que os processos de gestão sejam mais ágeis, objetivos e transparentes.
Uma das ferramentas que contribui para a busca deste estágio é a ciclo PDCA. Um conceito simples, conhecido por grande parte dos gestores e empreendedores que tem em sua meta atingir a melhoria contínua dos processos organizacionais.
O ciclo PDCA visa o aperfeiçoamento das atividades realizadas, tornando-as mais eficazes, de modo a gerar um diferencial competitivo para organização. Suas funções vão desde o planejamento de processos a prevenção de falhas, eliminação de gaps, solução de problemas e conferência de resultados. Devido a sua eficiência, essa ferramenta pode ser aplicada em empresas de diferentes portes e segmentos de mercado.
Essa ferramenta indica uma série de quatro ações que devem ser realizadas para se atingir os melhores resultados continuamente. O acrônimo que dá o nome a essa metodologia, indica (em inglês) essas ações, que são respectivamente:
- Plan – planejar
- Do – Fazer
- Check – Verificar
- Act – Agir
A primeira ação, Plan (planejar), visa estabelecer um planejamento para se atingir determinados objetivos da organização (resultados / metas). Nesta fase é importante a definição de diretrizes para a criação de um processo, ou para solução de um determinado problema, elaborando, de modo eficiente, planos de ação eficazes.
Este plano de ação deverá ser estabelecido de forma clara, contendo responsáveis e reponsabilidades bem definidos. Uma das ferramentas que podem auxiliar em sua elaboração é o 5W2H, pois ela permite que as atividades e metas possam ser elaboradas por meio de perguntas objetivas ao gestor, na qual o conduz a realizar um pensamento mais acurado sobre as ações a serem tomadas, antes da sua implantação.
Por ser considerada uma etapa de grande importância para o sucesso do ciclo, o planejamento deverá contar com uma atenção especial. Tal importância se dá pelo fato que um planejamento mal realizado poderá acarretar no fracasso de todas as etapas desse ciclo.
Posteriormente a essa ação, é chegada a hora do Do (executar). Nessa etapa executa-se o plano de ação, no qual um ponto deve, em especial, ser levado em consideração: o conhecimento exigido para ação. Caso a organização não conte com profissionais capacitados para realização das ações definidas na etapa de planejamento, algumas condutas devem ser realizadas a fim de que se consigam meios para que sua execução ocorra da melhor forma possível. Por vezes poderá ser necessário investir em programas de treinamento e desenvolvimento, com o intuito de aumentar o nível do capital intelectual disponível.
Por exemplo: Caso a organização venha identificando uma sistemática perda de clientes, faz-se necessário a realização de um diagnóstico para que tal fato seja interrompido. Por meio desta ação, pode-se executar um plano para capacitação de colaboradores, investimento em publicidade/marketing ou até mesmo a melhoria na produção/execução de um produto ou serviço. Tudo isso com o objetivo de se obter os melhores resultados.
Após planejado e executado o plano de ação, passamos para o terceiro item do ciclo PDCA, o check (verificar). Nessa etapa busca-se identificar se o que foi realizado até o presente momento está tendo a eficácia planejada. É um momento essencialmente gerencial, no qual elabora-se relatórios específicos com o objeto de cruzar informações e identificar a congruência dos resultados com as metas previamente estabelecida.
Enfim a última ação do ciclo, o Act (agir), na qual nos estimula a tomar decisões sobre os resultados obtidos nas ações anteriores, seja elas corretivas ou, até mesmo, focando em sua padronização. Lembra de nosso exemplo da perda de clientes, podemos utilizá-lo novamente seguindo a linha da execução da ação de investimento em publicidade e marketing. Ao se realizar o monitoramento logo após o encerramento desta, pôde se identificar que ainda ocorreu uma redução de 15% na carteira de clientes. Neste caso, deve-se girar novamente o PDCA agindo na correção de suas falhas. Caso tal ação tenha aferido um sucesso acarretando a estabilidade da carteira de clientes ou a sua ampliação, deve-se padronizar tal tarefa com o intuito de que o trabalho não se perca e continue gerando frutos para a organização.
Realizadas todas as quatro ações você terá concluído o ciclo PDCA. Mas e agora qual o próximo passo?
Como dito anteriormente, o ciclo PDCA é considerado a base para melhoria contínua e esse título lhe foi dado pela ideia de identificar novas soluções e melhoria de processos continuamente. Afinal, concluído o ciclo, ele pode ser reiniciado visando a otimização dos processos já implementados, ou até mesmo para atingir novos objetivos. Isso significa que você vai estar sempre melhorando seu desempenho. Sempre!
Autor: FBR Assessoria e Serviços Gerenciais
